L’un des points les plus importants dans la conception d’une solution SharePoint est de bien comprendre la structure de l’information.

Les éléments composants la structure sont :

• Application web, Collection de sites,
• Site et sous-site,
• Bibliothèques, listes et répertoires.

En comprenant bien les notions suivantes nous pourrons mieux construire nos solutions.

Un petit résumé rapide… Les applications web et les collections de sites sont gérées généralement par les TI. Elle permet de mieux définir la sécurité, les liens d’accès et d’autres paramètres. En tant qu’utilisateur, vous pouvez, si vous avez les droits, créer des sites et sous-sites, des listes et des répertoires selon vos besoins et sans programmations. C’est élément vous permettent de créer une structure d’information et de navigation pour répondre à vos besoins. (Par exemple; un site de suivi de problème) Finalement, dans une bibliothèque ou une liste vous pouvez ajouter des colonnes (des métadonnées) ce qui vous permet de mieux catégoriser l’information.

Du côté “administratif” (le backend de SharePoint qui est accessible par les administrateurs) il y a les applications web (le bloc « Intranet », voir l’image ci-bas) et les collections de sites (RH et TI, voir l’image ci-bas).

Une application web est le plus haut niveau de séparations dans un environnement SharePoint (une batterie de serveur ou une ferme) possible. Il permet plusieurs paramètres, dont le mode d’authentification.

Une collection de sites est un niveau plus bas de séparations qui sert souvent de point de brisure lorsque nous avons des restrictions d’espace de stockage. Il y a cependant des désavantages au niveau de la collaboration d’utiliser les deux niveaux de séparation ci-haut mentionnés, car certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles nativement entre les applications web ou les collections de sites.

Ce niveau de configuration n’est généralement pas accessible pour les utilisateurs finaux, mais vous comprendrez peut-être un peu plus de quoi ils parlent si cela arrive.

Ensuite nous avons les sites et sous-site (Mon dossier, Procédure, Support) qui contiennent des bibliothèques de documents (Documents) et des listes d’items (Calendrier).

Finalement, les listes contiennent des items et des documents qui ont des métadonnées (Temps pour vacance, Période de paie) pour définir leurs propriétés.

Dans un autre billet, nous pourrons voir l’utilité des métadonnées.

À la prochaine…