La copie d’item dans SharePoint

L’une des choses qui est souvent demandé lors d’entretiens avec les clients c’est comment copier des items (éléments) ou des documents dans SharePoint. Le comportement des documents et des items n’est pas le même à plusieurs égards dans la plateforme et la copie n’est pas l’action la plus simple.

L’une des choses qui ne sont pas similaires entre les différents types d’information est, par exemple, le comportement des valeurs par défaut. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour des documents et non pour des items de liste.

Voici un petit tableau explicatif des différentes options:

Document Item de liste
Windows Explorer

Ouvrir-Explorateur

Oui, fonctionne seulement les bibliothèques de documents. Non, n’est pas disponible.
Copie par “feuille de donnée”

Mode-Feuille-Donnees

Non Oui avec certaine restriction si vous avez certain type de champ (métadonnée) tel que les termes gérés (managed metadata). De plus, il ne copie que les champs présents dans la vue (affichage).
Envoyer vers… autre emplacement

Envoyer-Vers

Oui. Présent l’avantage de conserver (optionnel) le lien entre le document d’origine et la copie. Il est aussi possible d’ajouter une notification pour l’éditeur de la source pour demande la mise à jour des copies. Non
Gérer le contenu et la structure

Gerer-Contenu-Structure

Oui pour les deux mais ne copie pas certaine métadonnée telle que les champs de type personne. Il demande l’activation de la fonctionnalité de publication de SharePoint Serveur (ou entreprise). De plus, pour permettre la copie, la source et la destination ne doivent pas être la même.

Chacune des méthodes mentionnées ci-haut créer un nouvel item dans SharePoint sans porter les versions associées.

Produit compagnon

Il existe des produits compagnons comme le SP List Item Copy produit par Cybozy SP Apps que j’ai rencontré à la Conférence SharePoint 2011 à Anaheim. Le produit de “SP List item” est un composant gratuit (free component) que la compagnie offre.

SPListItemCopy

À la prochaine…

Publié sous Bibliothèque, Guide utilisateur, Liste, Métadonnées gérées, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le octobre 9, 2011

Paramètre de filtre Aujourd’hui et Moi – SP2010

Les vues (affichages) dans SharePoint sont une fonctionnalité importante et puissante. Elles permettent de présenter l’information de plusieurs façons en modifiant l’ordre d’affichage, les filtres, les groupements, les styles d’affichages et quelques autres paramètres.

Bonhomme-Info Un petit résumé rapide…
Le filtre [Moi] n’est pas fonctionnel en SharePoint 2010. Nous devons utiliser le filtre [Utilisateur actif].Le filtre [Aujourd’hui] n’est pas fonctionnel si vous utilisez une apostrophe. Faites un copier-coller de la légende pour un meilleur résultat.

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Publié sous Affichage, Concept de base, Liste, SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 16, 2011

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La réception de courriel et SharePoint

L’une des fonctionnalités très convoitées dans SharePoint est la réception de courriel. De nos jours, le savoir de l’entreprise transige de plus en plus par les courriels. Que ce soit des communications avec les clients ou les fournisseurs, il est souvent essentiel de conserver le courriel pour référence future.

Dans ce genre de situation, les problèmes peuvent survenir lorsque vous êtes plus d’une ressource sur un dossier et que les communications ne sont pas envoyées à tous les participants.

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Publié sous Concept de base, Liste, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Structure, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le décembre 20, 2010

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Astuce: Le paramètre “Source” de SharePoint

J’ai vu passer récemment dans un courriel provenant du site Secrets Of SharePoint un “tips” sur le paramètre DefaultItemOpen et Source. Je ne connaissais pas l’utilisation du DefaultItemOpen, mais j’utilise couramment le deuxième. J’ai donc décidé de partager cette astuce avec vous.

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Publié sous Astuce, Liste, Navigation, Tutoriel

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le septembre 6, 2010

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Structure d’information dans SharePoint

StructureL’un des points les plus importants dans la conception d’une solution SharePoint est de bien comprendre la structure de l’information.

Les éléments composants la structure sont :

  • Application web, Collection de sites,
  • Site et sous-site,
  • Bibliothèques, listes et répertoires.

En comprenant bien les notions suivantes nous pourrons mieux construire nos solutions.

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Publié sous Bibliothèque, Collection de sites, Concept de base, Liste, Navigation, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010, Structure, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le août 31, 2010

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Les méthodes de chargement dans SharePoint

La première chose que l’on désire faire avec SharePoint est d’y mettre du contenu! Que ce soit pour collaborer ou tous simplement pour l’essayer. 😉

Alors par où commençons-nous ? Comment charger des documents dans SharePoint ? Je dois être franc avec vous. Malgré que de mettre du contenu dans SharePoint soit selon vous la première chose à faire… en réalité, il serait préférable de faire un peu de planification avant tout.

J’ai souvent vu des installations SharePoint où le manque de planification a couté cher à corriger. Comment allez-vous structurer votre contenu : avec des répertoires, avec des métadonnées ou les deux ? Comment allez-vous structurer le site: selon l’organigramme de l’entreprise ou selon les processus ?

Bon…je pourrais continuer long temps comme ça… je vais donc revenir au sujet de ce billet ! 🙂

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Publié sous Guide utilisateur, Liste, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Tutoriel, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juillet 19, 2010

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Formation – Bibliothèque de documents

ZA010227547 J’ai trouvé récemment un site de Microsoft expliquant comment travailler avec les bibliothèques de documents de SharePoint 2007.

Le contenu est présenté sous la forme de petit cours avec des animations. Certains cours ont des bandes audio qui sont malheureusement en anglais, mais vous pouvez toujours les arrêtes pour vous concentrer sur la lecture du texte qui est elle en français.

Le petit cours en ligne est composé de parties :

  1. Présentation du partage de fichiers
  2. Tout sur l’extraction
  3. Utiliser l’historique des versions
  4. Trucs et astuces
  5. Comment télécharger une bibliothèque

Vous avez aussi des formations sur les services Excel et la bibliothèque de diapositive PowerPoint.

Bonne formation

Publié sous Astuce, Bibliothèque, Guide utilisateur, Liste, Office 2007, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Tutoriel, Version, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juin 26, 2010

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La corbeille de SharePoint et les documents

Qu’est-ce qui est conservé dans la poubelle de SharePoint ?

Une nouveauté avec la version de SharePoint 2007 (par rapport à SPS2003) est la corbeille (recycle bin) qui permet de récupérer des éléments de SharePoint que nous effaçons par erreur.

En SharePoint 2003, il arrivait souvent qu’un utilisateur efface par mégarde un document. Alors, le processus étant d’appeler les TI pour récupérer une sauvegarde antérieure de l’environnement SQL ou SharePoint pour récupère le fichier manquant. D’ailleurs pour la version de SharePoint 2003 (SPS2003), certaines compagnies, telle que MGA Concept, ont développé ce type d’outils pour SharePoint 2003.

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Publié sous Concept de base, Corbeille, Liste, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juin 3, 2010

Le menu contextuel des items

SharePoint est une grosse plate-forme ! On ne peut cacher ce facteur, elle possède énormément de fonctionnalités. Pour vous permettre d’accéder rapidement aux optionx, SharePoint vous donne accès à un menu contextuel comme celui que vous avez dans Windows.

Menu contextuel windows

Ainsi, SharePoint vous permet d’accéder à différentes options par le menu contextuelles, qu’il vous présente sur les items de liste. En fonction du type d’item vous avez, des options différentes s’offre à vous. Lire la suite…

Publié sous Concept de base, Liste

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le avril 3, 2009

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Liste des style disponible pour les affichages

L’une des forces de SharePoint est de permettre la création d’affichage sans une ligne de code. Il existe plusieurs options dans les affichages tels que:

  • Trier, Filtrer, Grouper par, Totaux, Dossier, Limitation des éléments, Mobile et finalement Style.

Celui qui nous intéresse aujourd’hui est le style. Je vais vous présenter la liste des styles possible.

Tableau de base

Tableau base

Encadré, pas d’étiquette

Encadre-par-etiquette

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Publié sous Liste

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 30, 2009