Y’a-t-il un propriétaire pour le site ?

HelpBulleLes systèmes d’information de type “diffusion” sont généralement consultés par plusieurs utilisateurs et maintenus par quelques élus.

Dans le monde de la gestion documentaire, nous avons souvent le concept de propriétaire (owner) du document et celui de créateur du document. Les deux personnes n’étant pas forcément le même utilisateur. Le propriétaire est l’auteur ou le responsable du document et le créateur est celui qui charge le document dans la plateforme.

D’un point de vue historique, le besoin d’avoir un contact “propriétaire” et un “créateur” distinct dans le système est compréhensible. Jadis dans le monde de la gestion des documents papiers, l’auteur d’un document remettait la copie finale à un archiviste pour qu’il soit classé dans la voute documentaire. Ainsi, si nous avons des questions sur le contenu du document, nous allons voir l’auteur du document et s’il est mal classé nous allons vois le créateur. Winking smile

Nous pouvons aussi faire un parallèle avec le monde électronique (la GED) et reprendre le concept de propriétaire pour un document, une page web ou un espace de collaboration. Il s’agit selon moi d’une bonne pratique de définir à des endroits stratégiques un propriétaire ou une personne de référence qui peut venir en aide aux utilisateurs finaux.

Certains avantages de cette approche sont :

  • Un meilleur délai dans le temps de réponse aux questions des utilisateurs;
  • Un allégement de la charge de travail du département de support;
  • Une réponse plus personnalisée étant donné que le propriétaire ou le responsable sera, généralement, plus près de l’unité d’affaire de l’utilisateur que le département de TI;
  • Possibilité de résoudre rapidement des besoins d’affaires simple telle que l’ajustement de la sécurité ou des structures d’informations;
  • Simplification de la communication d’erreur ou d’omission dans le système au responsable améliorant ainsi la pertinence et l’utilité du système pour tout le monde.

Comment l’implanter dans SharePoint ?

Pour les sites ou la page, cela est facile, car SharePoint est livrer avec un WebPart de Contact qui permet de sélectionné une personne de l’AD et d’afficher la photo du “mon site”.

Pour les listes, il est possible de mettre l’information du responsable de la liste dans la description de celle-ci.

Pour les items, il est possible d’ajouter un champ “Propriétaire” de type-personne qui est lié avec AD.

Une autre approche est présentée sur le site de EndUserSharePoint.com dans l’article SharePoint Site Owners – Display and Manage.

Voilà !

Pulbié sous Astuce, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le novembre 30, 2010 

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