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Structure | Aide et tutoriel sur Microsoft SharePoint - Part 2

La restriction du champ personne

SharePoint possède plusieurs types de champ vous permettant de construire des listes sur mesure. Vous pouvez ainsi créer en quelque clique une liste de contact qui sera disponible dans votre Outlook et celui de vos collègues.

Lorsque vous utilisez un champ de type personne ou groupe vous avez la possibilité de restreindre les valeurs possibles du champ à un groupe SharePoint présent dans la collection de sites.

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Publié sous Champs, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juillet 13, 2009

Les types de données de SharePoint

SharePoint offre une série de types de donnée différents pour vous permettre de vous construire des listes d’information sur mesure. Voici les différents types possibles :

  • Une seule ligne de texte
  • Plusieurs lignes de texte
  • Choix (menu dans lequel effectuer un choix)
  • Nombre (1; 1,0; 100)
  • Devise ($, ¥, €)
  • Date et heure
  • Recherche (information déjà présente dans le site)
  • Oui/Non (case à cocher)
  • Personne ou groupe
  • Lien hypertexte ou image
  • Valeur calculée (calcul basé sur d’autres colonnes)
  • Données métiers (BDC: Business Data Catalogue)

Pour chaque champ vous avez les propriétés de base suivante:

  • Description : Cette information apprêtera dans l’interface de modification de l’item à titre indicatif pour l’utilisateur.
  • Exiger que cette colonne contienne de l’information : Définis ce champ comme requis pour sauvegarder le formulaire.

Voici un exemple:

requis-description

  1. La représentation d’un champ requis. Un astérisque (*) apparait à la droite du champ.
  2. La description du champ apparait en bas de ce dernier.

@+

Publié sous Champs, Concept de base, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juillet 6, 2009

Le menu contextuel des items

SharePoint est une grosse plate-forme ! On ne peut cacher ce facteur, elle possède énormément de fonctionnalités. Pour vous permettre d’accéder rapidement aux optionx, SharePoint vous donne accès à un menu contextuel comme celui que vous avez dans Windows.

Menu contextuel windows

Ainsi, SharePoint vous permet d’accéder à différentes options par le menu contextuelles, qu’il vous présente sur les items de liste. En fonction du type d’item vous avez, des options différentes s’offre à vous. Lire la suite…

Publié sous Concept de base, Liste

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le avril 3, 2009

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Liste des style disponible pour les affichages

L’une des forces de SharePoint est de permettre la création d’affichage sans une ligne de code. Il existe plusieurs options dans les affichages tels que:

  • Trier, Filtrer, Grouper par, Totaux, Dossier, Limitation des éléments, Mobile et finalement Style.

Celui qui nous intéresse aujourd’hui est le style. Je vais vous présenter la liste des styles possible.

Tableau de base

Tableau base

Encadré, pas d’étiquette

Encadre-par-etiquette

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Publié sous Liste

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 30, 2009

Comment rendre SharePoint en lecture seule ?

Une option intéressante de SharePoint est la possibilité de verrouiller, en un simple clic, toute une collection de sites.

Les verrous disponible sont :

  • Non verrouillé
  • Ajout de contenu interdit : Il est possible de modifier les éléments, si la taille est inférieure à ce qui est déjà utilisé dans le système.
  • Lecture seule
  • Aucun accès

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Publié sous Administration, Collection de sites

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 28, 2009

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Type de liste dans SharePoint – Partie 4

Le prologue

Lorsque l’on créé du contenu dans SharePoint tout va dans des listes. Il est donc important pour bien faire les choses de connaître les différents types et objectifs de liste.

Voici la partie trois de la description des listes SharePoint. Vous trouverez la partie 1 ici, la partie 2 ici et la partie 3 ici.

 

Dans le groupe Listes personnalisées nous retrouvons :

  • Liste personnalisée :
    • Créez une liste personnalisée pour spécifier vos propres colonnes. La liste s’ouvre comme une page Web et vous permet d’ajouter ou de modifier un élément à la fois.
  • Liste personnalisée en mode Feuille de données :
    • Créez une liste personnalisée pour spécifier vos propres colonnes. La liste s’ouvre dans un environnement de type feuille de calcul pour faciliter la saisie, la modification et la mise en forme des données. Elle requiert un contrôle de feuille de données compatible avec Windows SharePoint Services et une prise en charge des contrôles ActiveX.
    • Ce type de vu n’est pas disponible dans les navigateurs qui ne supportent pas les ActivesX comme FireFox.
  • Liste de traduction
    • Créez la liste des langues pour lesquelles le flux de travail de gestion des traductions affectera des tâches de traduction. Vous pouvez également spécifier les traducteurs pour chaque langue.
  • Importer une feuille de calcul :
    • Importez une feuille de calcul lorsque vous souhaitez créer une liste qui contient les mêmes colonnes et les mêmes informations qu’une liste existante. L’importation d’une feuille de calcul exige l’emploi d’un tableur compatible avec Windows SharePoint Services.

Dans le groupe Pages web nous retrouvons :

  • Page web
    • Créez une page de base lorsque vous souhaitez ajouter une simple page Web à ce site. Vous pouvez modifier la page en ajoutant du texte, des images et des tableaux à l’aide de votre navigateur Web.
  • Page de composants webpart
    • Créez une page de composants WebPart lorsque vous voulez ajouter une page Web qui affiche un ou plusieurs composants WebPart. Les composants WebPart constituent un moyen aisé d’élaborer des pages Web puissantes, qui peuvent afficher des informations allant d’un simple affichage de liste sur le site actuel, aux données les plus récentes des services Web.
  • Sites et espaces de travail
    • Créez un site ou un espace de travail lorsque vous voulez obtenir un nouvel emplacement destiné à la collaboration, la communication ou le stockage de contenu. Par exemple, vous pouvez créer un site d’équipe pour collaborer sur un nouveau projet, un site blogue pour publier des informations et recueillir des commentaires ou un site Wiki pour stocker du contenu sans structure.
L’épilogue

Chaque bibliothèque a ses propres caractéristiques et chaque bibliothèque peut être en plusieurs exemplaires dans un site SharePoint.

Vous pouvez mettre maintenant votre imagination à contribution créée votre environnement de travail.

</ jfmathieu >

Publié sous Liste, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 21, 2009

Type de liste dans SharePoint – Partie 3

Le prologue

Lorsque l’on créé du contenu dans SharePoint tout va dans des listes. Il est donc important pour bien faire les choses de connaître les différents types et objectifs de liste.

Voici la partie trois de la description des listes SharePoint. Vous trouverez la partie 1 ici et la partie 2 ici.

 

Dans le groupe Suivi nous retrouvons :

  • Liens :
    • Créez une liste de liens si vous souhaitez partager des liens vers des pages Web ou d’autres ressources.
    • Vous pouvez aussi utiliser les fonctions avancées de cette liste pour faire des listes personnalisées pour chaque personne et/ou tout le département. De plus, certaines fonctionnalités vous permettent de restreindre la modification des liens au créateur du lien selon ce qui permet d’avoir le concept de « mes liens ».
  • Calendrier :
    • Créez une liste Calendrier si vous souhaitez afficher sous forme de calendrier les prochaines réunions et échéances, ainsi que tous les événements importants. Vous pouvez partager les informations entre votre liste Calendrier et les programmes d’événements compatibles avec Windows SharePoint Services.
    • Vous pouvez lier ce type de calendrier avec Outlook 2003 et Outlook 2007. L’avantage d’Outlook 2007 est de permettre une vue en superposition (overlay).
    • Autre élément intéressant est d’activé sur une liste de calendrier la réception de courriel pour faire la gestion, par exemple, d’une salle de réunion.
  • Tâches :
    • Créez une liste de tâches afin de suivre un groupe d’éléments de travail que votre équipe ou vous devez accomplir.
    • Cette liste peut, comme presque toutes les listes, d’avoir une vue des tâches en format “Gantt” qui permette une meilleure visualisation des éléments de projet.
  • Tâches de projet :
    • Créez une liste de tâches du projet lorsque vous souhaitez créer un affichage graphique (diagramme de Gantt) pour un groupe d’éléments de travail que vous ou votre équipe devez réaliser. Vous pouvez ouvrir cette liste dans les programmes compatibles avec Windows SharePoint Services.
  • Suivi de problème :
    • Créez une liste de suivi des problèmes afin de gérer un ensemble de problèmes ou questions. Vous pouvez les assigner à quelqu’un, donner un ordre de priorité ou suivre leur progression de A à Z.
  • Enquête:
    • Créez une enquête pour sonder les utilisateurs de sites Web. Les enquêtes intègrent des fonctionnalités qui permettent de créer rapidement des questions et de définir la manière dont les utilisateurs formulent leurs réponses.
L’épilogue

Chaque bibliothèque a ses propres caractéristiques et chaque bibliothèque peut être en plusieurs exemplaires dans un site SharePoint.

Il en reste beaucoup à voir. À suivre dans la partie 4… :)

</ jfmathieu >

Publié sous Liste, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 15, 2009

Type de liste dans SharePoint – Partie 2

Le prologue

Lorsque l’ont créé du contenu dans SharePoint, tout va dans des listes. Il est donc important, pour bien faire les choses, de connaître les différents types et objectifs des listes.

Voici la partie deux de la description des listes SharePoint. Vous pouvez consulter la partie 1 sur les types de liste SharePoint.

 

Dans le groupe Communications, nous retrouvons:

  • Annonces :
    • Créez une liste d‘annonces si vous souhaitez partager des actualités, l’arrivé de nouveau employé ou d’autres bribes d’informations.
    • Cette liste possède une date d’expiration sur les éléments pour gérer l’affichage des annonces.
  • Contacts :
    • Créez une liste de contacts si vous souhaitez gérer des informations sur les personnes avec lesquelles votre équipe travaille, telles que des clients ou partenaires. Vous pouvez partager ces informations entre votre liste de contacts et les programmes de contact compatibles avec Windows SharePoint Services.Une liste de contacts peut être liée à Microsoft Outlook 2007 dans l’objectif de centraliser les contacts. Par exemple, votre liste de fournisseurs pourrait être dans votre intranet SharePoint et chaque employé pourrait la consulter.
  • Forum de discussion :
    • Créez un forum de discussion si vous souhaitez mettre en place en espace de type « groupe de discussion ». Les forums de discussion intègrent des fonctionnalités permettant de gérer des thèmes et de garantir que seuls les messages approuvés soient publiés.
L’épilogue

Chaque bibliothèque a ses propres caractéristiques et chaque librairie peut être en plusieurs exemplaires dans un site SharePoint.

Il en reste beaucoup à voir. À suivre dans la partie 3… :)

</ jfmathieu >

Publié sous Concept de base, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le octobre 29, 2008

Type de liste dans SharePoint – Partie 1

Le prologue

Lorsque vous désirez créer du contenu dans SharePoint, toute l’information est conservée dans des listes. Il est donc important de bien connaître les différents types de liste pour que l’on puisse choisir celle qui est le mieux adaptée.

Je veux en savoir plus…

Il existe plusieurs types de liste qui sont définis à la base dans SharePoint. Ces listes sont regroupées en 5 groupes :

  • Bilbliothèque
  • Communications
  • Suivi
  • Listes personnalisées
  • Pages Web

Voici la description des librairies fournie par Microsoft pour le groupe Bibliothèque.

Bibliothèque de documents :

  • Créez une bibliothèque de documents si vous disposez d’une collection de documents ou d’autres fichiers que vous souhaitez partager. Les bibliothèques de documents prennent en charge des fonctionnalités telles que les sous-dossiers, les versions de fichiers et l’extraction.
  • Utilisation: Pour des documents de travail, gabarit ou modèle de document, collaboration dans un département , …

Bibliothèque de formulaires :   

  • Créez une bibliothèque de formulaires pour gérer vos différents formulaires commerciaux XML, tels que des rapports d’état ou des bons de commande. Ces bibliothèques nécessitent un éditeur XML compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office InfoPath.

Bibliothèque de page Wiki : 

  • Créez une bibliothèque de pages Wiki lorsque vous voulez disposer d’une collection interconnectée de pages Wiki. Les bibliothèques de pages Wiki prennent en charge les images, les tableaux, les liens hypertextes et les liens Wiki.
  • Utilisation : Pour conserver le savoir (base de connaissances) de votre département sous forme de page web éditables et qui peuvent être reliées facilement entre elles.

Bibliothèque d’image : 

  • Créez une bibliothèque d’images pour partager vos images. Les bibliothèques d’images offrent des fonctionnalités spéciales de gestion et d’affichage des images, telles que les miniatures, ainsi que des options de téléchargement et un diaporama.
  • Utilisation : Autant pour le dernier party de Noël ou pour des photos de produit défectueux, la bibliothèque d’image vous permet de les conserver et de les classer par répertoire.

Bibliothèque de connexion de données : 

  • Créez une bibliothèque de connexions de données pour partager facilement des fichiers contenant des informations sur les connexions de données externes (ex: fichiers ODC et UDC). Ce type de liste est disponible seulement pour Microsoft Office SharePoint Server
  • Ce type de bibliothèque est seulement disponible dans Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Bibliothèque de traduction :

  • Créez une bibliothèque de gestion des traductions pour créer des documents dans plusieurs langues et gérer les tâches de traduction correspondantes. Les bibliothèques de gestion des traductions incluent un flux de travail permettant de gérer le processus de traduction, et elles fournissent les sous-dossiers, la version des fichiers et les procédures d’’archivage et d’extraction.
  • Ce type de bibliothèque est seulement disponible dans Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).
L’épilogue

Chaque bibliothèque a ses propres caractéristiques et chaque librairie peut être en plusieurs exemplaires dans un site SharePoint.

Il en reste beaucoup à voir. À suivre dans la partie 2… 🙂

</ jfmathieu >

Publié sous Concept de base, Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le octobre 5, 2008

Comment est conserver l’information dans SharePoint ?

Je me demandais par où commencer ? Quelle information est importante de connaître en premier.

  • La sécurité ?
  • L’intégration avec Microsoft Office 2007 ?
  • Les fonctionnalités de la version payante de SharePoint soit Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Avant tout nous devons pouvoir mettre de l’information dans SharePoint. Que ce soit des contacts, des tâches, des fils de discussions, des images ou des billets de support. L’information que l’on met dans SharePoint est sous forme de liste.

Comment créer une liste ?

Vous pouvez créer une liste, si vous avez les permissions, par le menu

“Actions du site > Créer”

Menu Actions du site

Par la suite vous avez une interface qui décrit tous les types de liste disponibles dans SharePoint.

La liste des gabarits de listes

En passant votre souris sur les items vous avez une description qui apparait dans le haut de la page sur l’utilisation de ce type de liste.

La description d'une liste

Chacun de ces types de listes à un objectif particulier. Si vous désirer crée une liste qui ne ressemble en rien au gabarit fourni, vous pouvez utiliser la liste de base qui est “Liste personnalisée ” dans laquelle vous n’avez que la colonne “Titre”. Ainsi, vous pourrez ajouter toutes les colonnes que vous désirez.

Dans le prochain article, nous verrons les différents types de liste.

<jfmathieu/>

Publié sous Structure

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le septembre 14, 2008