Copie de fichier vers SharePoint

Dans un billet précédent sur comment copier des items et des documents dans SharePoint, j’ai mentionné les possibilités de copie de SharePoint au niveau des items et des documents. L’un des problèmes que les méthodes natives ne peuvent combler est au niveau de la copie des versions des items qui ne sont pas conservés lors de la copie.

Lors de la dernière conférence Microsoft SharePoint 2011, j’ai revisité le kiosque d’une compagnie ShareGate de Montréal (Québec, Canada) qui fait un logiciel de migration/copie et de déplacement d’item et de document vers SharePoint.

Il existe plusieurs compagnies qui offrent des outils de migration tels que Metalogix, DocAve de AvePoint, Tzunami, etc… La compagnie ShareGate, apporte une solution à faible coût (de 200 à 300 par version par année ou 375$ pour les trois versions ou encore moins chers plus de 10 utilisateurs) pour copier/déplacer vos documents de façon simple. Leur approche est de développer des solutions pour les utilisateurs et vise donc la simplicité.

 

Voici un vidéo qu’ils ont fait…

 

Voici une présentation des différentes versions:

MyComputerToSharePointSmall.ashx Copie de fichier version SharePoint 2003, 2007, 2010 et 365
Migrer ou déplacer des fichiers du système de fichier vers des bibliothèques de document SharePoint avec les métadonnées de votre choix.
LibraryToLibrarySmall.ashx Copie de fichier entre SharePoint 2003, 2007, 2010 et 365
Copier ou déplacer des documents entre des bibliothèques de documents sans perdre les métadonnées ou l’historique des versions associées.
ListToListSmall.ashx Copie d’item entre SharePoint 2003, 2007, 2010 et 365
Copier ou déplacer des items entre des listes SharePoint sans perdre les métadonnées ou l’historique des versions associées.

 

En conclusion, la solution est intéressante et comme toujours je vous suggère de la tester avant de l’acheter. Vous pouvez accéder à une version de démo de 15 jours sur le site de la compagnie.

 

À la prochaine…

Publié sous Administration, Astuce, Outils, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010, SharePoint 365

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le octobre 16, 2011

La copie d’item dans SharePoint

L’une des choses qui est souvent demandé lors d’entretiens avec les clients c’est comment copier des items (éléments) ou des documents dans SharePoint. Le comportement des documents et des items n’est pas le même à plusieurs égards dans la plateforme et la copie n’est pas l’action la plus simple.

L’une des choses qui ne sont pas similaires entre les différents types d’information est, par exemple, le comportement des valeurs par défaut. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour des documents et non pour des items de liste.

Voici un petit tableau explicatif des différentes options:

Document Item de liste
Windows Explorer

Ouvrir-Explorateur

Oui, fonctionne seulement les bibliothèques de documents. Non, n’est pas disponible.
Copie par “feuille de donnée”

Mode-Feuille-Donnees

Non Oui avec certaine restriction si vous avez certain type de champ (métadonnée) tel que les termes gérés (managed metadata). De plus, il ne copie que les champs présents dans la vue (affichage).
Envoyer vers… autre emplacement

Envoyer-Vers

Oui. Présent l’avantage de conserver (optionnel) le lien entre le document d’origine et la copie. Il est aussi possible d’ajouter une notification pour l’éditeur de la source pour demande la mise à jour des copies. Non
Gérer le contenu et la structure

Gerer-Contenu-Structure

Oui pour les deux mais ne copie pas certaine métadonnée telle que les champs de type personne. Il demande l’activation de la fonctionnalité de publication de SharePoint Serveur (ou entreprise). De plus, pour permettre la copie, la source et la destination ne doivent pas être la même.

Chacune des méthodes mentionnées ci-haut créer un nouvel item dans SharePoint sans porter les versions associées.

Produit compagnon

Il existe des produits compagnons comme le SP List Item Copy produit par Cybozy SP Apps que j’ai rencontré à la Conférence SharePoint 2011 à Anaheim. Le produit de “SP List item” est un composant gratuit (free component) que la compagnie offre.

SPListItemCopy

À la prochaine…

Publié sous Bibliothèque, Guide utilisateur, Liste, Métadonnées gérées, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le octobre 9, 2011

Le prototypage de votre solution SharePoint

Le prototype de la solution est une étape très importante du processus de mise en place d’une solution SharePoint ou de toute autre plateforme. Le prototype permet de :

  • Valider la faisabilité de la solution;
  • Confirmer les fonctionnalités nécessaires pour la solution;
  • Aux utilisateurs de matérialiser l’idée de la solution qu’ils envisagent;
  • Valider la compréhension du consultant face aux besoins du client;
  • Valider la navigation et l’ergonomie de la solution;
  • Un processus itératif de clarification des idées.

Le prototypage peut avoir plusieurs saveurs: Il peut être sous la forme de maquette papier sketcher à la main, de maquette électronique (dessin ou html) ou d’un prototype semi-fonctionnel en SharePoint.

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Publié sous Astuce, Concept de base, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juillet 24, 2011

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Paramètre de filtre Aujourd’hui et Moi – SP2010

Les vues (affichages) dans SharePoint sont une fonctionnalité importante et puissante. Elles permettent de présenter l’information de plusieurs façons en modifiant l’ordre d’affichage, les filtres, les groupements, les styles d’affichages et quelques autres paramètres.

Bonhomme-Info Un petit résumé rapide…
Le filtre [Moi] n’est pas fonctionnel en SharePoint 2010. Nous devons utiliser le filtre [Utilisateur actif].Le filtre [Aujourd’hui] n’est pas fonctionnel si vous utilisez une apostrophe. Faites un copier-coller de la légende pour un meilleur résultat.

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Publié sous Affichage, Concept de base, Liste, SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 16, 2011

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Astuce – Import des métadonnées gérées

Les métadonnées gérées sont une nouvelle fonctionnalité de SharePoint 2010 qui permet de gérer de façon centralisée un lexique de mot hiérarchique et multilingue pour étiquetter (tag, label) les documents dans SharePoint.

Les lexiques d’entreprise peuvent rapidement devenir fastidieux à créer dans SharePoint par interface Web. Ainsi Microsoft à mis à notre disposition un processus d’importation plus facile par l’entremise d’un fichier CSV.

Il est important de sauvegarde le fichier en format “UTF-8” sinon les accents ne fonctionnerons pas correctement lors de l’import.

 

Sample Import

The SharePoint metadata manager can import a term set from a UTF-8 CSV format file. Use the sample file as a template for creating import files. Then import the file into the desired group to create a new term set.

Image-CSV

 

Fichier CSV en UTF-8

 

Voilà !

Publié sous Astuce, Métadonnées gérées, SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le mars 9, 2011

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Création de groupe dans SharePoint 2007

Comment créer des groupes d’utilisateur dans votre environnement SharePoint 2007.

Pour ce faire, vous devez avoir les autorisations nécessaires. Voici les étapes:

  1. Menu “Action du site > Paramètres du site”
    Si vous avez la fonctionnalité (Feature) de publication d’activé, votre menu sera différent et vous devrez passer par un sous-menu pour retrouvé les options.
    Sp2007-MenuPublishing
  2. Dans la première colonne, sélectionner le lien “Personnes et groupes”
  3. Dans cette interface vous voyez tout les groupes créer pour la collection de sites. Sélectionner le menu “Nouveau > Nouveau groupe”
  4. Saisisez les informations nécessaires
  5. Cliquez sur “Créer”

Création de groupe dans SharePoint 2007 from Aide-SharePoint.info on Vimeo.

 

Voilà !

Publié sous Concept de base, Sécurité, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le février 21, 2011

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Ajout et suppression d’utilisateur– SP2007

Comment ajouter des utilisateurs dans votre environnement SharePoint 2007. Première vous devez avoir les autorisations vous permettant de modifier la sécurité dans SharePoint. Lire la suite…

Publié sous Administration, Concept de base, Guide utilisateur, Sécurité, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Tutoriel, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le février 5, 2011

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Les autorisations dans SharePoint – Partie 1

La sécurité dans SharePoint regroupe principalement de 4 concepts. Les autorisations, les niveaux d’autorisation (rôles), les groupes et les utilisateurs et les éléments de SharePoint.

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Publié sous Administration, Concept de base, Sécurité, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le janvier 30, 2011

Les groupes de sécurités de SharePoint

Diagrame-Securite-SP

Dans le cadre des documents d’entreprise, l’une des premières préoccupations des utilisateurs concerne la sécurité et la confidentialité des documents.

La sécurité dans SharePoint peut être définir de plusieurs façons; par des groupes de sécurité de SharePoint, des groupes de l’AD ( Active Directory ) ou des utilisateurs directement.

Lire la suite…

Publié sous Concept de base, Guide utilisateur, Sécurité, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., SharePoint 2010

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le janvier 16, 2011

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La réception de courriel et SharePoint

L’une des fonctionnalités très convoitées dans SharePoint est la réception de courriel. De nos jours, le savoir de l’entreprise transige de plus en plus par les courriels. Que ce soit des communications avec les clients ou les fournisseurs, il est souvent essentiel de conserver le courriel pour référence future.

Dans ce genre de situation, les problèmes peuvent survenir lorsque vous êtes plus d’une ressource sur un dossier et que les communications ne sont pas envoyées à tous les participants.

Lire la suite…

Publié sous Concept de base, Liste, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Structure, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le décembre 20, 2010

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