Les méthodes de chargement dans SharePoint

La première chose que l’on désire faire avec SharePoint est d’y mettre du contenu! Que ce soit pour collaborer ou tous simplement pour l’essayer. 😉

Alors par où commençons-nous ? Comment charger des documents dans SharePoint ? Je dois être franc avec vous. Malgré que de mettre du contenu dans SharePoint soit selon vous la première chose à faire… en réalité, il serait préférable de faire un peu de planification avant tout.

J’ai souvent vu des installations SharePoint où le manque de planification a couté cher à corriger. Comment allez-vous structurer votre contenu : avec des répertoires, avec des métadonnées ou les deux ? Comment allez-vous structurer le site: selon l’organigramme de l’entreprise ou selon les processus ?

Bon…je pourrais continuer long temps comme ça… je vais donc revenir au sujet de ce billet ! 🙂

Bonhomme-Info Un petit résumé rapide…

Il existe 4 méthodes de chargements avec leurs avantages et inconvénients.

La méthode la plus rapide de chargement est avec l’Explorateur de Windows.

Souvez-vous cependant que si vous avez un chargement en lot à faire, un produit compagnon vous sera d’une grande aide.

Comment charger ou télécharger (upload) des documents dans SharePoint ?

Il existe principalement 4 méthodes nous permettant de déposer des documents dans SharePoint 2007.

  1. Par le chargement simple d’un document
  2. Par le chargement multiple de document
  3. Par l’explorateur de Windows
  4. Par l’attachement (chargement simple) sur un élément de liste

Le chargement (upload) simple

Dans une bibliothèque de document, vous pouvez accéder au menu de téléchargement (upload) comme présenté ici-bas.

Téléchargement multiple

Ce menu vous ouvre une interface pour sélectionner un seul fichier à la fois. Vous pouvez aussi sélectionner le lien “Téléhcarger plusieurs fichiers…” pour accéder à l’interface de chargement multiple.

Téléchargement simple

La case à cocher “Remplacer les fichiers existants” vous sert à définir le comportement de SharePoint lors du chargement. Il est influencé, entre autres, par les configurations que vous avez définies au niveau de la liste telle que les règles d’extraction, d’archivage et le versionnage. Nous verrons cela en détail dans un autre billet.

Le chargement multiple (multiple upload)

Le téléchargement multiple est accessible par le menu “Télécharger” ou par l’interface de téléchargement simple. La particularité de cette méthode est qu’elle nécessite l’utilisation de la technologie ActiveX qui présente dans Internet Exploreur. Si vous ne voyer par cette option, il est possible que nous utilisez un navigateur non compatible.

Téléchargement multiple

Téléchargement multiple

De cette interface, vous pouvez charger en lot des documents dans SharePoint. L’interface fonctionne par répertoire et vous permet de cocher les documents que vous désirez charger. Dans le haut de l’interface, l’icône Icône de sélection multiple vous permet de cocher tous les documents d’un répertoire en un clic.

Cette interface présente cependant certaines contraintes:

  • Si un document du lot de peut être transféré (par exemple: utilisé par une autre application, problème de réseau, …) tout le lot est annulé.
  • Le chargement se limite à un répertoire, il n’est pas possible de télécharger une structure de répertoire.
  • Si la bibliothèque possède des métadonnées obligatoires, le changement des fichiers par cette méthode ne renforcera pas la saisie des métadonnées. Ce sera la responsabilité du prochain éditeur de remplir les métadonnées.

Le chargement par l’Explorateur Windows

Le chargement par l’explorateur Windows est intéressant, car il donne à l’utilisateur des fonctionnalités et un environnement qu’il connait bien.

Vous pouvez accéder à cette fonction par le menu « Action » et une fenêtre de l’explorateur Windows s’ouvrira. Ce n’est pas tout les types de liste qui supportent cette action.

Le chargement sur un item de liste

Chaque item de liste peut posséder un ou plusieurs attachements. Cette option est disponible pour la majorité des types de liste et peut être désactivée si vous le désirez.

Ajout d'attachement

Avec le bouton “Joindre un fichier” (si l’option est activée sur la liste) vous pouvez attacher un document à un item de liste.

Liste des fichiers attachésIl est à noter que seulement le contenu des attachements est indexé par le moteur de recherche tel qu’expliqué dans ce billet : Est-ce que les attachements sont indexés ?

À bientôt !

Pulbié sous Guide utilisateur, Liste, SharePoint 2007 Ent., SharePoint 2007 Std., Tutoriel, Windows SharePoint Services 3.0

Ce billet est écrit par J-F Mathieu le juillet 19, 2010 

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